Comment organiser un évènement à l’extérieur: 10 clés pour vous guider

Les évènements extérieurs sont nombreux au Québec pendant la saison estivale : manifestations culturelles ou foires commerciales, les québécois savent exploiter ces quelques mois de beau temps. Ces manifestations attirent souvent un large public et nécessitent une grande préparation.
En dehors des aléas météorologiques, il existe de nombreux éléments qui peuvent compromettre la réussite d’une telle manifestation. Il faut être préparé à tous les scenarios possibles et surtout bien connaître les lois.
C’est un peu comme créer une mini-ville éphémère, c’est de la gestion de projet à grande échelle : il faut penser à tout !

Nous vous aidons à faire de votre évènement une édition réussie grâce à ces 10 clés pour bien s’organiser.

 

 

1 : La préparation : Définir le projet et réaliser un calendrier

Le pire cauchemar pour un organisateur d’évènements est d’être à court de temps : ne pas être prêt le jour J. Pour cela il faut s’y prendre d’avance : un an est un minimum.

• Définir la nature de l’évènement : Si c’est une première édition, commencez par vous poser une série de questions pour définir la nature de votre évènement. Combien de visiteurs sont attendus ? Combien d’exposants ? Quelle durée ? À quel endroit ? Faîtes une étude de marché pour vérifier qu’un tel évènement n’existe pas déjà. Il faut combler une demande spécifique.

• Trouver le lieu et la date : le lieu d’un évènement est déterminant. Renseignez-vous auprès des localités, il existe souvent des lieux dédiés aux manifestations ponctuelles. Un bon emplacement doit prendre en compte : 

– Des points d’accès à l’eau et l’électricité

– Une large surface au sol (si possible plane)

– L’accessibilité en véhicule et/ou un parking et en transport en commun

La date est également déterminante, elle sera définie par les disponibilités du lieu mais elle doit suivre la logique du secteur d’activité représenté. (On ne va pas faire une foire artisanale de noël en mai)

• Réaliser un budget prévisionnel et trouver des financements : Le budget est souvent le point où le bat blesse. Assurez-vous d’avoir les ressources suffisantes pour organiser un tel évènement. Prévoyez les imprévus, calculez, recalculez plusieurs fois les coûts de l’organisation et de la réalisation. Il y a toujours des surprises et des imprévus. Selon la nature de votre évènement, certains sponsors ou organismes public ou privés peuvent participer au financement.

• Réalisation du calendrier : Avec tous ces éléments en main, il faudra créer un échéancier. Constituer une équipe : déléguez les taches et créer plusieurs comités (communication, construction, vente etc..)

 

Établissez un calendrier prévisionnel en partant de la date de l’évènement : C’est la technique du retroplaning. Cette technique vous aidera à définir les tâches et les répartir, à dessiner une ligne chronologique et à fixer les dates butoir de l’avancement du projet.

 

2 : Constituer une équipe de confiance

On ne peut pas organiser un tel évènement seul, il faut s’entourer. Il est indispensable de diviser les tâches et d’utiliser les bonnes ressources au bon endroit. Monter une bonne équipe est la base de toute organisation évènementielle. Un évènement réussi = un bon travail d’équipe !
Comme dans une entreprise, Il faut définir des chefs de projet dans chaque catégorie pour déléguer efficacement les charges de travail.

• Communication et médias
• Support technique
• Département légal
• Gestion des ressources humaines
• Responsable de la sécurité
• Etc…

Coordonner de telles équipes demande des qualités de gestionnaire. Il faut savoir écouter les demandes de chacun tout en respectant calendrier et  budget.

3 : Avoir des plans de communication et de promotion efficaces

Comme pour les évènements ou les foires commerciales intérieures, les évènements plein air ont besoin d’un solide plan de communication et de promotion. Il faut que l’évènement fasse parler de lui et connaisse une bonne fréquentation pour qu’il soit une réussite et qu’il y ait d’autres éditions.
Si vous avez bien réalisé l’étape précédente, vous avez une équipe de communication assignée à cette tâche.

Elle devra veiller à :

• Adapter la communication au public visé.
• Inviter des marques ou des personnalités reconnues
• Peaufiner le thème de l’évènement
• Réaliser des campagnes de promotion au bon moment
• Être invité par différents médias
• Être présente sur les réseaux sociaux

 

N’oubliez pas, si c’est une première édition, votre évènement profitera du rayonnement de l’effet de curiosité et de nouveauté.

À vous d’en faire une réussite pour assurer les prochaines années !

 

 

4 : Être à jour et informé sur les autorisations

Une bonne partie de la phase de préparation d’un évènement commercial extérieur est administrative : c’est l’étape-clé de l’obtention des autorisations. C’est une étape très importante qui doit être effectuée avec la plus grande attention. Plusieurs lois gouvernementales et règlements municipaux régissent les divers aspects liés à la tenue d’évènements sur le domaine public.
Il faut contacter l’unité administrative responsable des autorisations et s’assurer de remplir les bons formulaires. En effet, les autorisations ne sont pas les mêmes selon la nature et l’importance de l’évènement à venir. Il existe des permis spécifiques pour le commerce de détail, pour la vente de nourriture, les OSBL, les diffusions sonores etc…

Aussi, chaque localité possède des normes spécifiques.

Par exemple pour la ville de Québec, les autorisations ne sont pas les même selon s’il s’agit d’un évènement local ou d’un grand évènement :

Évènement local :

Activité ayant pour objectif d’animer un quartier. L’activité doit se dérouler principalement dans un lieu extérieur accessible au public, sans frais d’entrée, sans but lucratif ou vocation commerciale.

 

 

Grand évènement extérieur:

Un grand événement consiste en une activité, un spectacle, un festival, ou un ensemble d’activités d’animation se déroulant autour d’un thème central, présentant une programmation, ayant une durée limitée, dont la capacité d’attractivité est grande et dont le rayonnement médiatique, touristique, économique ou social dépasse le spectre de la Ville.

Exemples issus de la documentation de la ville de Québec, veuillez noter que chaque localité est différente.

La tenue d’évènements sur le domaine public à Montréal par exemple nécessite un dépôt d’une demande au moins 90 jours avant sa réalisation.

Évidemment, chaque commune, localité, arrondissement procède différemment : assurez-vous de faire votre demande auprès des bons organismes et de remplir les bons formulaires.

Une erreur de bureaucratie peut amener à l’annulation de votre évènement.

Sachez que les taux d’ouverture de dossiers augmentent en fonction de la date de dépôt.

Par exemple à Montréal, le prix pour une ouverture de dossier double si on s’y prend un mois avant la date au lieu de trois mois.

Raison de plus pour suivre le calendrier et être à jour !

 

5 : Connaître ses responsabilités et ses devoirs

En tant qu’organisateur principal, vous devez connaître l’étendue de votre responsabilité face à un tel évènement. Le promoteur de l’évènement est responsable de la sécurité des visiteurs et des exposants.
Vous devrez satisfaire aux exigences des services municipaux et des organismes publics dont le rôle consiste à encadrer les évènements dans un environnement sécuritaire.

Le promoteur demeure en tout temps le seul responsable de son événement et de tout ce qui en découle.

 

Respect des délais

Il doit respecter les délais exigés par les propriétaires des lieux et/ou ceux imposés par la ville. Le respect des délais est un point important dans l’organisation d’un tel évènement car les autorisations et les permis dépendent de celui-ci.

 

Assurance de Responsabilité civile

L’organisateur doit également se munir d’une assurance responsabilité civile quelques semaines au moins avant la date de l’évènement.

Les couvertures minimales exigées pour les évènements extérieurs sont variables, elles dépendent du facteur risque de l’évènement et se comptent souvent en millions de dollars.

 

Respect du code du travail pour les employés

L’organisateur, comme dans une entreprise se doit de respecter les mêmes règles que celles dictées par le code du travail. Le caractère éphémère de la manifestation ne soustrait pas pour autant les organisateurs au respect de la loi.

 

6 : Être irréprochable en matière de respect des lois du bâtiment et de la sécurité

Organiser un tel évènement consiste souvent à créer une mini-ville éphémère. Comme pour tout projet accueillant du public, l’organisateur doit se soustraire aux normes du bâtiment.
Les normes du code de construction et de sécurité du Québec s’appliquent lors d’un évènement commercial ou culturel extérieur. Elles sont là pour préserver la sécurité des visiteurs et du personnel.

Tentes et chapiteaux

Les tentes et chapiteaux sont soumises aux exigences du code de la construction. Notamment en termes :

• D’installation de la structure
• De solidité
• D’espacement entre les tentes
• De prévention de la propagation du feu
• De capacité maximum d’accueil

 

Alimentation en Gaz

Les évènements plein air requièrent souvent des installations au gaz naturel et au propane.  Il faut vérifier quelles sont les normes concernant :

• Les appareils de cuisson
• Les chauffages d’appoint
• La tuyauterie et le stockage

 

Alimentation en électricité

Au niveau de l’électricité, les installations doivent également être conformes aux normes applicables, quelle que soit la durée de l’évènement.

Parce que les installations électriques sont à l’extérieur, elles doivent comporter des protections supplémentaires.

Les câbles, par exemple doivent être enfouis dans une tranchée ou recouverts de protection pour diminuer les risques d’endommagement inhérents au contact avec le public.

 

Que ce soit pour des installations de structures temporaires, de gaz ou d’électricité, vous devez en tout cas faire appel à un entrepreneur détenant la licence appropriée. C’est l’entrepreneur qui sera tenu responsable si les installations font défaut de sécurité.

7 : Anticiper les changements de température

Qui dit foire extérieure dit été… Pas forcément ! Au Québec, nous sommes reconnus pour braver les températures extrêmes de l’hiver et certaines manifestations extérieures se déroulent par températures négatives. Notre climat est reconnu pour être celui qui subit les plus grands écarts de température dans une année : il faut être prêt.

En été, attention aux canicules : prévoir de l’eau, des Brumisateurs, de l’ombre

Que ce soit dans le cadre d’un évènement commercial, sportif ou culturel, il faudrait prévoir des points d’eau potable. Les étés québécois sont de plus en plus chauds.

Une bonne solution est également d’avoir comme partenaire ou sponsor une marque d’eau minérale ou de boissons désaltérante.

Ces marques cherchent souvent des endroits achalandés pour distribuer leurs produits aux passants et ainsi en faire la promotion (surtout pour les manifestations sportives ou culturelles)

Des Brumisateurs sont toujours bienvenus, ainsi que des abris à l’ombre.

En hiver, prévoir des points de chaleur

Votre évènement se déroule en automne ou en hiver ? N’oubliez pas les chauffages d’appoint, les braseros et les abris pour que les visiteurs puissent se réchauffer.

N’oubliez pas que tout appareil de chauffage au gaz ou au charbon ne peut pas être installé n’importe où, il faut une fois de plus se référer au code du bâtiment.

8 : Alimentation : varier l’offre et anticiper le ravitaillement

Prévoir la fréquentation lors de foires commerciales en plein air ou d’évènement extérieur est assez simple : en effet, ce genre de manifestation nécessite souvent un billet d’entrée. Sauf imprévu majeur, il est alors possible de prévoir approximativement la fréquentation d’un évènement. Assurez-vous donc d’avoir des ressources et une variété suffisante en termes d’alimentation.

Installer un espace « Food truck »

L’offre en matière de restauration évènementielle s’est considérablement diversifiée ces dernières années avec l’arrivée des Food-trucks et autre restaurants mobiles.  Si la restauration mobile se résumait aux patateries, il existe aujourd’hui de nombreuses solutions de restauration pour tous les goûts !

Faire appel à des services de traiteur

N’oubliez pas votre personnel et vos invités. Prévoyez un service de traiteur pour répondre aux besoins de votre équipe. De nombreux traiteurs sont équipés pour l’évènementiel, notamment ceux qui travaillent régulièrement sur les plateaux de cinéma.

 

Prévoir un coin lunch

Si votre évènement est familial, c’est important de prévoir un coin lunch, des aires de pique-nique, une salle d’allaitement, de change etc.. C’est toujours apprécié par les familles.

9 : Être paré face aux intempéries

La plus grande appréhension pour l’organisateur d’un évènement extérieur est sans aucun doute la météo. Heureusement il existe aujourd’hui de nombreuses solutions d’installation pour parer à (presque) toutes les éventualités.
C’est la variable que personne ne peut prévoir. Les dates sont fixées depuis des mois, s’il y a une tempête cette journée-là, il faut l’avoir anticipée. Voici quelques conseils pour mettre les visiteurs à l’abri :

• Prévoyez une tente principale de regroupement en cas de grosse pluie.
• Recommandez aux participants des stands de qualité
• Les matériaux des tentes doivent être imperméables
• Ne pas oublier la protection du sol au sein des tentes extérieures : avoir la tête à l’abri et les pieds mouillés n’est pas l’idéal.

Sachez qu’en cas d’intempéries extrêmes, ou de troubles à l’ordre public les localités peuvent faire annuler l’évènement.

 

 

10 : Dresser un bilan

Une fois l’évènement passé, il est essentiel d’en faire le bilan. Analyser les chiffres et les réponses à vos sondages, notez les éléments qui en ont fait un succès ou un échec. C’est sûr, si c’est une première édition, il y aura des améliorations à apporter. La durée de vie de ce genre de manifestations dépend de la capacité de ses organisateurs à réagir et à s’adapter.
Il arrive trop souvent malheureusement que des évènements naissent, connaissent un succès bref quelques années et disparaissent aussi vite qu’ils sont apparus. Victime des effets de mode, ces évènements n’ont pas su adapter leur offre au fil des années.

• Après l’évènement, réalisez des sondages auprès des visiteurs
• Rédiger des recommandations pour l’année suivante
• Essayez d’anticiper la croissance et d’évoluer en fonction de celle-ci

Certains évènements ont été victimes de leur Succès. Le Rockfest de Montebello par exemple a connu une année difficile en 2013. L’augmentation imprévue de l’achalandage avait causé un certain nombre de problèmes logistiques. Il a fallu que les organisateurs réagissent et trouvent des solutions pour les autres éditions.

Vous êtes désormais prêts à lancer votre évènement extérieur ! N’oubliez pas de bien vous renseigner auprès des localités, de constituer une équipe gagnante et d’être bien équipé face aux intempéries.

À vous de jouer !