Suivez nos conseils pour optimiser votre passage à une exposition

Préparer son passage à une foire commerciale est un moment très stressant pour les exposants. On veut faire des ventes, laisser une bonne impression aux clients potentiels et rentabiliser son passage. Par contre, plusieurs entreprises font, sans le savoir, des erreurs qui diminuent leurs chances de succès. Que ce soit avant, pendant ou même après l’événement, une simple erreur peut nous coûter notre succès et détruire tous nos efforts!

Nous avons donc décidé de préparer une liste de 17 conseils destinés aux participants à une foire, pour que votre passage y soit une réussite!

 

 

1. Définir ses objectifs quant à sa participation à la foire

Les objectifs qu’on se fixe nous guident dans nos actions, c’est ce qui nous démontre si on a réussi ou non. Il faut s’assoir et penser à ce qu’on veut obtenir de notre participation, ce qu’on veut que les visiteurs retiennent de nous.

À la suite de cette réflexion, il sera plus facile de définir des objectifs précis comme :

• Lancer un nouveau produit
• Générer des prospects
• Percer un nouveau marché
• Promouvoir les produits existants
• Augmenter les ventes

En ayant des objectifs clairs et définis, les tactiques à utiliser se dessineront plus facilement. Le reste de la préparation sera d’autant plus fluide et sans obstacles insurmontables, du budget au design de votre kiosque!

2. Participer à des foires en tant que visiteur

Les visiteurs ne voient pas l’exposition de la même manière que les exposants la voient. Comme il est très bien expliqué dans un article publié sur le site Les Affaires, en se mettant dans la peau des visiteurs, on voit l’événement d’un autre œil.

Lorsqu’on a le temps de s’arrêter et d’observer ce qui se passe autour de nous, plusieurs facettes sont plus faciles à remarquer que lorsqu’on est confinés à notre kiosque :

• Les endroits les plus attrayants
• Les emplacements stratégiques
• Les stratégies utilisées par les compétiteurs
• Ce qui intéresse le plus les visiteurs

Il est aussi possible de rencontrer des clients potentiels qui exposent aux foires que l’on visite. C’est un moment privilégié pour faire un premier contact et de commencer le processus de conversion, en les invitant à nous rencontrer à une autre foire ou à nos bureaux!

3. Créer un calendrier de préparation

La préparation à une foire est un travail de longue haleine qui s’échelonne sur plusieurs mois. Il faut même souvent s’inscrire un an d’avance pour s’assurer d’avoir un bon emplacement dans la salle.

Pour s’assurer de ne rien oublier et que tous les formulaires et demandes soient envoyés à temps, il vaut mieux se munir d’un calendrier dédié seulement à la foire. Toutes les dates importantes et échéanciers doivent y être notés.

On peut penser, entre autres, à :

• La documentation à envoyer aux organisateurs de la foire
• Les commandes à envoyer aux fournisseurs
• Les paiements à faire parvenir aux fournisseurs
• La formation du personnel qui sera à la foire
• L’impression des documents et du matériel promotionnel
• La logistique du transport de l’équipement

Partagez ce calendrier avec tous les membres de l’équipe qui participent, de loin ou de près, à la préparation à la foire. Cela va éviter les mauvaises surprises et les oublis.

 

 

4. Élaborer le budget et en faire le suivi

Il est primordial d’avoir un budget complet qui comporte toutes les dépenses, grosses comme petites. Ce n’est pas un secret, participer à une foire coûte cher et il faut investir pour en voir les bénéfices.

Par contre, il ne faut pas faire un budget juste pour dire qu’on en a fait un, il faut le suivre! Le coût du passage à la foire peut devenir astronomique si chaque dépense n’est pas comptabilisée et suivie avec soin.

Il est préférable de faire ce budget en équipe pour ne rien oublier :

• Location de l’espace
• Transport et hébergement
• Salaire du personnel sur place
• Publicité et promotion
• Achat ou location du kiosque d’exposition
• Transport des produits
• Frais supplémentaires (internet, éclairage, etc.)

Il ne faut pas oublier que le but ultime d’une foire commerciale est de faire des profits! Le seul moyen de s’en assurer est de garder un contrôle serré sur nos dépenses.

5. S’informer sur les subventions et remboursements possibles

Selon l’industrie, la position dans le cycle de vie de l’entreprise ou bien encore sa taille, il est possible de recevoir des subventions ou aides financières provinciales et fédérales.

Des associations professionnelles offrent aussi du soutien administratif et financier à leurs membres. Elles font parfois des organisations conjointes où les coûts sont alors réduits pour les membres.

Il est toujours intéressant de s’informer sur les aides financières possible, ce qui peut faire une réelle différence dans le budget!

6. Participer à de nouvelles foires

Il est possible que certaines foires soient une valeur sûre et qu’il soit important d’y participer. Par contre, plusieurs entreprises participent tout simplement toujours aux mêmes foires sans se poser de questions sur la pertinence de cette participation.

En changeant ses vieilles habitudes, on peut obtenir des opportunités d’affaires qu’on n’avait tout simplement pas imaginées. Diversifier les types de salon auxquels on assiste permet aussi d’évaluer lesquels n’apportent pas assez de retour sur investissement.

Pour ne pas faire un choix de foire au hasard, on peut regarder où nos compétiteurs et clients importants sont présents. On peut alors s’attendre à ce que plusieurs autres clients potentiels y soient.

Pour avoir une idée des divers types de salons et foires possibles, consultez notre liste des salons montréalais de 2019.

Il est aussi possible de participer à des foires et salons qui ne font pas partie de notre secteur d’activité. Nos produits peuvent être présentés comme étant complémentaires à ceux appartenant au secteur de la foire. Cette stratégie donne une meilleure visibilité, puisqu’on n’est pas entouré par nos compétiteurs, et on atteint un tout nouveau public cible.

7. Se rappeler du pouvoir du marketing pré-événement

En général, les visiteurs d’une foire n’y vont pas pour seulement se promener sans aucun but. Ils y vont car ils savent que certaines entreprises qui les intéressent seront présentes. Il faut donc avertir nos prospects qu’on sera présent pour qu’ils prennent la peine de se déplacer.

Évidemment, on veut atteindre de nouveaux clients, mais il ne faut pas oublier que les foires sont une magnifique opportunité pour convertir des prospects existants en clients fidèles.

Partagez toute l’information à propos de votre présence sur plusieurs plateformes :

• Réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, Instagram, etc.)
• Site web de l’entreprise
• Infolettre
• Dans la signature de courriels des employés
• Sur les factures données aux clients

Envoyez aussi des emails personnels à vos précieux contacts et partenaires. C’est le moment idéal pour fixer un rendez-vous avec eux et de les éblouir avec votre kiosque. Cette tactique pourrait créer de nouvelles relations d’affaires insoupçonnées!

8. Se concentrer sur la conception du kiosque d’exposition

Certains sont portés à croire que le design est seulement superflu, que c’est la présentation du produit qui compte. Bien qu’elle soit le centre de notre participation à la foire, notre présentation si bien préparée ne servira à rien si notre kiosque n’attire presque personne!

On peut faire passer plus facilement notre message aux clients potentiels en utilisant divers éléments graphiques :

• Textures
• Couleurs
• Images
• Polices d’écriture

Il faut toutefois que ce message soit simple à comprendre en un coup d’œil : les visiteurs sont soumis à une panoplie de stimuli et ne posent pas l’œil longtemps sur chacun des kiosques.

Pour avoir un kiosque qui affiche un message en lien avec notre image de marque et qui se démarque sans trop détonner dans le décor, il est conseillé de faire affaire avec des professionnels en conception de kiosques d’exposition.

 

 

9. Prévoir les problèmes et avoir des plans B

C’est notre plus grande peur : que quelque chose d’imprévu arrive, qu’on ne soit pas capable de le régler et que ça compromette notre réussite à la foire. Le seul moyen de prévenir ce genre de situation, c’est de prévoir ce qui pourrait aller mal et avoir des plans B.

Plusieurs problèmes peuvent survenir pendant une foire et il est possible de trouver une solution pour chacun d’entre eux :

• Connexion internet défectueuse : avoir des documents stockés dans l’ordinateur, donc qui ne nécessitent pas internet pour fonctionner
• Employé malade qui ne peut pas venir : désigner un employé de secours qui pourra se rendre sur les lieux en cas d’urgence
• Kiosque qui ne répond pas aux normes de la salle ou de la foire : faire affaire avec un expert en kiosques qui s’assurera pour vous que tout est conforme
• Prise de courant défectueuse : apporter des rallonges électriques et des multiprises, il sera peut-être possible de se brancher ailleurs!

On se fait donc une liste de tout ce qui pourrait potentiellement mal se passer et on trouve des solutions de rechange pour chacun des problèmes.

Plus vous aurez d’expérience et que vous aurez participé à des foires, plus il sera facile de cibler des possibles problématiques et de faire les plans B en conséquence.

 

10. Prendre soin de bien préparer le matériel

La préparation du matériel apporté à l’événement est souvent une étape qu’on garde pour la fin, dans les derniers préparatifs. C’est une grave erreur! Le matériel promotionnel utilisé peut décider si on conclut une vente ou non. Il ne faut surtout pas que ce soit fait à la hâte!

Différents matériel de promotion sont à préparer :

• Vidéos promotionnels
• Pamphlets
• Échantillons
• Produits promotionnels (stylos, sacs réutilisables, etc.)
• Formulaires pour recueillir de l’information sur les clients

Ces outils matériels aident aussi à compléter le message qu’on essaie de faire passer à nos clients potentiels, tout en solidifiant notre image de marque. En s’assurant qu’ils sont de bonne qualité, on peut bien définir notre plus-value par rapport à nos compétiteurs aux yeux de nos futurs clients.

On pense aussi à préparer d’avance les outils et accessoires qui sont primordiaux à apporter à la foire, comme les tournevis, brocheuses et rallonges électriques. On ne veut surtout pas, trente minutes avant le départ, courir dans tous les sens au bureau pour trouver du papier collant.

 

 

11. Bien préparer les employés qui seront présents 

Présenter à une foire, c’est demandant physiquement et psychologiquement. Il faut que les employés soient préparés, sans quoi ils perdront leur motivation et se sentiront submergés.

Il est conseillé d’élaborer un document de préparation contenant le plus d’informations possibles pour faciliter le passage à la foire :

• L’heure d’arrivée
• Les règlements du lieu d’exposition
• Les produits les plus importants à promouvoir
• Les règles vestimentaires
• Les temps de pause
• Les rôles de chacun des employés
• Le plan des lieux
• Les tâches importantes durant la foire

Il faut faire en sorte que nos employés n’aient pas de mauvaise surprise rendus sur les lieux.

Après avoir distribué le document au personnel concerné, on offre une petite formation pour s’assurer que tout est bien compris et qu’il n’y a aucune question laissée en suspens. N’hésitez pas à aussi les former sur les produits ou services présentés, et à tester le pitch de vente avec eux.

Il faut tout simplement se rappeler qu’un employé heureux et en confiance aura un meilleur contact avec les visiteurs. L’entreprise paraîtra organisée et professionnelle à leurs yeux et ils seront alors plus enclins à vouloir faire affaire avec vous.

12. Mettre en place des promotions ciblées

Plusieurs entreprises utilisent les tirages de prix pour collecter le plus de courriels possibles. Ce peut être une bonne stratégie si le produit que vous faites tirer est un de vos produits ou un produit étroitement en lien avec le vôtre.

Par contre, si vous faites tirer un ordinateur quand vous vendez un service de traiteur santé haut de gamme, vous n’obtiendrez pas des contacts qui vous seront utiles. Les gens vont participer seulement pour avoir une chance de gagner le prix alléchant et les chances sont énormes qu’ils se désabonnent par la suite.

Vous voulez recueillir les courriels de votre public cible, c’est-à-dire des prospects qualifiés! Par exemple, l’entreprise qui offre des services de traiteur haut de gamme peut faire tirer un repas gratuit pour 10 personnes. Seulement les gens qui sont attirés par ce service voudront s’inscrire, et ils seront heureux de recevoir l’infolettre avec les promotions alléchantes par la suite.

13. Effectuer des mini-évaluations tout au long de la foire

Comme les foires s’étendent souvent sur plusieurs jours, on peut facilement remarquer sur le coup ce qui fonctionne bien ou non et appliquer les correctifs nécessaires entre temps.

Voici des exemples de questions à se poser :

• La réponse des prospects est-elle celle que nous attendions?
• Notre discours est-il adapté à la réalité des clients en face de nous?
• Est-ce qu’une des méthodes prévues pour convaincre des clients ne fonctionne tout simplement pas?
• Devons-nous être plus formels dans notre approche? Ou être plus amicaux?

On échange de ces sujets avec nos collègues pour voir ce qui est à améliorer et on essaie de trouver des solutions.

Pendant ces périodes de mini-évaluations, on en profite pour aussi faire une veille de ce que font les compétiteurs. C’est le lieu et le moment idéaux pour voir quelles sont les tendances, les nouveaux produits et les tactiques utilisées par la compétition.

Grâce aux commentaires de nos collègues et des réactions des clients, on peut déceler plus facilement les problèmes et appliquer des solutions de rechange qu’on a prévues plus tôt dans notre plan B.

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14. Recueillir le plus d’informations possibles sur les prospects

Même si notre but premier est de vendre un produit ou un service, il ne faut pas oublier que tous les gens présents à la foire sont une source inégalée d’informations sur notre clientèle cible.

Évidemment, les formulaires qu’on a prévus nous sont utiles, mais c’est ce que le prospect a à dire qui peut nous apporter une nouvelle perspective. Mis à part le pitch de vente, on prend le temps de discuter et on écoute ce que le client potentiel nous partage.

Il est conseillé de même prendre des notes sur ces discussions. Cela peut aider autant pour personnaliser les contacts futurs avec le prospect que dans la réunion post-événement. On s’assure de garder précieusement ces informations dans un dossier car elles peuvent être très utiles à l’avenir pour les décisions stratégiques.

15. Faire un suivi avec les prospects rencontrés 

Il faut se rappeler que les visiteurs des foires sortent de cet endroit avec une tonne de rencontres en tête et tout autant de cartes d’affaires dans leur poche. Il faut donc leur rappeler qu’on existe et ce qui s’est dit pendant notre souvent trop brève rencontre.

En les contactant peu après l’événement, on leur démontre qu’ils sont importants pour nous. Si on a bien suivi le conseil #14, on a des informations précieuses sur eux pour faire un contact plus personnalisé.

Pour les prospects sur lesquels on a peu d’informations et qui sont situés plus loin dans le canal de conversion, on s’affaire au marketing post-événement. On leur envoie notre infolettre et essayons de les rapprocher du processus d’achat.

16. Faire un bilan complet après la foire

Avec toutes les discussions qu’a occasionnées la foire, les notes prises, les informations recueillies, les ventes et commandes passées, il est temps de faire un tri dans ces informations et de se rencontrer pour évaluer les bons et moins bons coups de l’événement.

En le faisant en équipe, entre autres avec les employés ayant participé à la foire, on peut réellement voir ce qui a bien été et ce qui est à améliorer la prochaine fois. On peut aussi définir de nouvelles stratégies et tactiques selon la veille concurrentielle qui a été faite à l’événement.

Pour voir si nos objectifs ont été bel et bien atteints, on s’assure de poser des questions précises et quantifiables :

• Combien de prospects avons-nous généré durant l’événement?
• Quel est le chiffre d’affaires réalisé?
• Combien de gens sont venus au kiosque par jour en moyenne?

N’oubliez pas que personne n’est parfait et qu’il est normal de faire des erreurs. Mais c’est en apprenant de ses erreurs qu’on s’améliore et qu’on peut s’approcher de la perfection.

 

 

17. Mesurer le retour sur investissement

Comme on l’a mentionné au point #12, il est possible d’avoir une tonne de prospects mais qu’ils ne mènent à aucune vente par la suite. Ou bien qu’on fasse des ventes mais qu’elles ne soient pas suffisantes pour rentabiliser notre passage à la foire.

En mesurant le retour sur investissement, on s’assure que la foire était un investissement et non une dépense. Même si on recueille 10 000 emails, si on ne fait pas de profit en bout de ligne, il est temps de reconsidérer la pertinence de participer à cette foire!

On peut aussi profiter de ce moment pour analyser quels produits ont rapporté le plus de profits pendant l’événement pour pouvoir mettre l’accent sur ceux-ci aux prochains.

En mettant ces précieux conseils en application, vos chances de sortir de la foire avec succès grandiront considérablement!

Appliquez-vous déjà ces conseils? Utilisez-vous d’autres tactiques pour avoir du succès pendant les foires?